數位人脈王-打造數位品牌

演講邀約來自於致民國中，對象為致民國中的老師，主題為數位文件管理，內容著重如何利用資訊科技，來有效率提升老師在行政工作的處理效率。致民國中位於苗栗苑裡鎮，坐火車從台北出發，要花2個多小時，交通沒有想像的方便。課程結束後，還特別請教接待的老師，苗栗苑裡有什麼伴手禮，得知分別有王記魚丸與垂坤肉干，特別買了垂坤密汁肉干與辣味檸檬肉干回來請同事品嚐。

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在竹科園區公會講授關於「如何有效提升工作效率」的課程，已經四年多，原則大約每半年一次。今年下半年，邀約課程為「有效應用Office&Outlook提升工作效率與做好時間管理」。課程內容著重如何利用資訊科技，來有效率提升工作效率。

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幾個關鍵改變，幫助你跳脫工作效率不佳、時間不夠用、常常加班、睡眠不足的惡性循環。你是否常覺得，在工作上投入大量時間的心力，卻達不到預期中的成效？明明已經盡心盡力了，卻還是被上司釘得滿頭包，每天都覺得精疲力盡，工作缺乏幹勁。

會造成這樣的結果，原因並不是不夠努力，而是所投注的努力被「稀釋」了。把工作成效稀釋的元兇，包括方法不對、溝通不良、時間運用效率不佳等，這些都可能導致投入的努力達不到預期成效。對於這樣的問題，可以從如何增加工作效率的「密度」與「濃度」來思考，猶如把工作從清淡的美式咖啡濃縮為一杯馥郁香醇的Espresso。日本管理雜誌《The 21》集結黛安芬、吉野家、樂天證券等知名企業領導人的看法，精煉為一套「Espresso工作學」。

要增加工作效率的密度與濃度，必須從職場上的三個面向來進行，也就是從上司、同事與自己的關係來思考。

關鍵一：讓上司放心，他就不來煩你

獲得上司的信賴，他就不會因為不放心而來煩你，以免降低你的工作效率。

例如，上司交辦的工作，不要等到全部完成才交，要做到「中途回報」。這麼做，以讓上司知道你的進度，讓他安心，並且早期發現問題與錯誤，及時改正，而不必等全部做完之後發現不對而整個重來一次。

能夠幫上司解決他工作上的問題，就是給你自己方便。

關鍵二：同事是最好的「職場鬧鐘」

早上怕睡過頭，所以會設鬧鐘。同理，工作上擔心有疏漏或效率不彰，身邊的同事正是最好的「職場鬧鐘」。

例如，不要自己悶著頭做事，可以適度地把工作目標周知身邊的同事，這樣做的好處是，給自己製造一點壓力以增進效率，並獲得善意的提醒和必要的支援。

同事是非常好用的職場資源。注意一下身邊那些做事效率佳、總是能夠準時下班的工作達人，跟他們結為好友，向他們學習做事方法。

此外，在團隊合作的工作中，一定要做好事先溝通，可以省下執行時許多力氣與時間。

關鍵三：列出自己當天的工作預定表

工作如果沒有規劃，手上有什麼待辦事項就做什麼，會顯得雜亂無章。試試看，把工作的重要性、急迫性與優先順序考慮清楚，自己列一張當天工作的時間分配預定表。

執行過程中遇到臨時交辦的工作，如果是當下可以馬上解決的事，就不要拖；若是必須花比較多的時間處理，則依急迫性排入工作預定表的時程。

另外，若有其他同事要求幫忙，要衡量自己的狀況，在可負荷的範圍內提供適當的協助，這是應該的。原則是，在當「好人」之前，先把自己份內的工作做好。

關鍵四：拿一成薪水做「腦內投資」

值得加班的事只有兩件——「讀書進修」與「拓展人脈」。前者尤其重要。除了做好份內的工作之外，也要拓展更多的能力，讓自己成為未來所需要的人才。

上班族的薪水該如何分配？除了生活開銷、投資理財之外，有一件事一定要做到——撥出至少一成的薪水來學習，做為「腦內投資」。而且，愈早開始投資在學習上，日後的效果愈強。

該學些什麼？有三個方向：

一、參加課程，充實自己希望增加的能力。

二、買書、買雜誌，培養思考能力並開創知識的視野。

三、參加不同領域的人所組成的讀書會，可以拓展人脈，並磨練不同的思考方式。

一般人在工作與生活上的「惡性循環」，往往是：因缺乏效率而常加班→沒時間充實自己→太晚睡、睡眠品質差→睡眠不足，帶著熊貓眼去上班。

若能掌握前面所提到的「Espresso工作學」四個關鍵，就能慢慢導向「良性循環」：
準時下班→進修→充分休息→精神十足地去上班。

天下雜誌402期：採訪╱張漢宜

比爾蓋茲曾表示：「收集、管理和使用資訊的方式，決定了輸贏！」，身處在數位時代，如何掌握資訊能力，將是邁向成功的關鍵因素。本書將告訴你，如何有效收集、整理和使用氾濫的數位文件，成為最有效率的數位知識工作者。

要成為最有效率的數位知識工作者，必須有幾個關鍵前提：「正確的觀念與態度」、「效率化的文件管理」、「高效能資訊科技的運用」，因此本書的內容緊扣六大執行步驟，建立、整理、尋找、活用、備份與分享。書籍所強調的，就是整合各項資訊科技，實際運用在人與生活，拉近科技與人的距離，確實發揮應有的效益，在數位文件應用與管理，將有意想不到的收穫。

本書主要重點：
● 精選21套數位文件管理軟體，文件管理大活用。
● 教授電子郵件、照片、MP3、網頁、光碟與桌面檔案六大數位管理術。
● 數位文件活用、保護、加密與破解技巧大公開。
● 附贈網路傳真免費點數及光點管理大師2000元折價券。

一、數位文件管理有何好處
引言：建立正確的文件管理觀念與態度

1.數位文件管理的重要性
資訊科技的快速演變
檢視個人數位文件管理力
計算您的數位文件管理力
您是屬於哪一類型
發揮數位文件管理最大價值
數位文件管理流程
建立正確的態度

二、數位文件管理第一步：建立
引言：有效建檔、數位化與收集資料

2.數位文件的基本觀念
數位文件的範圍
檔案與資料夾的關係
檔案名稱修改
命名技巧與原則
命名注意事項
善用特殊字元
編號的設計
使用區隔符號
建立命名規範
快速大量更改檔名

3.如何有效的收集資料
從網際網路收集
搜尋引擎
主題網站
訂閱快訊服務
使用RSS閱讀器
從印刷媒體收集
從視聽媒體收集
人際關係的有效運用
建立人際資訊庫
連絡的方式
對象的選擇
適時的關心問候
確認資訊的精準性
資料的有效運用

4.傳統資料數位化
為什麼需要數位化
選擇合適的數位化工具
掃瞄器
數位相機
數位錄音筆
開始進行數位化
安裝Office的OCR軟體
圖片基本編修
開始辨識文字
輕鬆擷取螢幕畫面

三、數位文件管理第二步：整理
引言：數位文件的有效分類與整理

5.建立資料夾分類原則
資料夾分類的重要性
建立初步資料夾
資料夾分類原則
英文字母分類
注音符合分類
時間順序分類
主題式分類
混合式分類
完全不分類
選擇最佳的資料夾分類

6.數位文件整理術
桌面及檔案管理術
檔案總管的使用與設定
善用捷徑
電腦桌面的規劃與整理
善用工具列
數位照片整理術
數位照片整理的基本原則
從數位相機下載照片到電腦
善用Picasa免費軟體管理照片
MP3音樂整理術
將音樂CD轉換成為MP3
MP3整理的基本原則
整批轉換MP3歌曲相關資料
如何快速擷取MP3的副歌片段
網頁整理術
我的最愛分類管理術
善用我的最愛網址驗證軟體
找對好的網路書籤服務讓資訊收集更精準
下載整個網站到您的電腦
電子郵件整理術
電子郵件整理的基本原則
整理電子郵件的技巧
設定來信自動分類
防堵垃圾郵件
光碟片整理術

四、數位文件管理第三步：尋找
引言：輕鬆尋找收集或建立的數位文件

7.數位文件快速搜尋
Windows會幫您記錄最近曾經開啟過的檔案
善用系統內建的搜尋功能
找出電腦中重複的檔案
安裝【Google桌面】打造個人專屬全文搜尋引擎

五、數位文件管理第四步：活用
引言：數位文件的編修、保護與相關應用

8.數位文件整合運用
將文件轉成更具互通性的PDF文件
繁簡字體的轉換
檔案名稱的繁簡體轉換
網頁內容的繁簡體轉換
Office檔案的繁簡體轉換
善用Word的文件版本功能
利用Word的比較功能幫您標示出兩份文件的差異

9.數位文件的保護與破解
設定Office文件保護密碼
Office進階保護密碼設定
將文字換成圖片，讓其他人無法再輕易修改
將PowerPoint投影片做最簡易有效的保護
在每張數位照片加上特定圖案來保護版權
破解Office文件密碼
破解PDF文件密碼
破解壓縮檔密碼
防範密碼迅速被破解的設定要訣

六、數位文件管理第五步：備份
引言：養成定時備份數位文件的良好習慣

10.養成數位文件備份習慣
我的文件備份技巧
我的最愛備份技巧
電子郵件的備份
MSN Messenger對話記錄與表情圖示備份
利用免費壓縮軟體為檔案備份
善用免費備份軟體定期備份您的重要資料夾
善用虛擬電腦軟體，走到哪裡都是您熟悉的電腦
善用USB指紋碟，隨身資料更安全

七、數位文件管理第六步：分享
引言：善用免費網路服務，快速分享數位文件

11.善用免費空間服務
分享，才會產生力量
利用免費空間，備份分享檔案
最熱門的免費分享空間
1GB免費暫存的檔案空間
免費的網路硬碟
善用免費相簿，分享數位照片
申請免費相簿帳號
建立相簿、上傳照片與分享照片
上傳影音相簿，分享數位影片

12.網路傳真服務運用
申請個人傳真號碼
使用電子郵件接收傳真
使用網路發送傳真
使用瀏覽器發送傳真
使用電子郵件發送傳真
查詢傳真發送記錄
網路傳真好處多

八、成為數位文件管理達人
引言：只要有心，人人都可成為數位文件管理達人

13.結語
知識經濟，發展無限
您要羚羊還是獅子
成為一位數位知識工作者

附贈光碟內含21套數位文件管理軟體，包含：
建立軟體3套
整理軟體5套
尋找軟體1套
活用軟體9套
備份軟體3套

NO.軟體名稱
01.Ultra Rename
02.GreatNews
03.Screen Capture
04.Easy CD Ripper Basic
05.MP3 檔名與標籤修改器
06.mp3DirectCut
07.AM-DeadLink
08.Teleport Pro
09.NoClone
10.Foxit Reader
11.ConvertZ
12.ALiBaBar
13.Advanced Office Password Recovery
14.Advanced PDF Password Recovery pro
15.Advanced Archive Password Recovery
16.光影魔術手
17.CutePDF Writer
18.PDF Password Remover
19.7-zip
20.Cobian Backup
21.Taango

圖文： 楊偉龍 Waylon Yang 數位生活 達人應用

如果要分享檔案超過50MB該怎麼辦？

目前的影像檔、光碟檔動輒超過100MB，需要更大的網路空間運用。此時，您可以利用「YouSendit」網站所提供免費暫存空間，可以上傳最高1GB的檔案。但其免費的限制為上傳檔案只能保存7天，之後就會被自動刪除。不過其簡易的使用介面跟大容量的檔案空間，對臨時分享大型檔案的人來說，提供另一個最佳選擇。

Step 1.開啟瀏覽器，輸入網址「http://www.yousendit.com/」，出現「YouSendit」首頁。填寫接收者電子郵件，然後直接【瀏覽】要上傳的檔案，完成後按下【Send It】上傳檔案。

Step 2.出現訊息「Sending Your File – Please Stand By..」，表示檔案正在上傳中。

Step 3.出現訊息「File successfully sent!….」，表示檔案上傳完成。其中【Here is a link for the file you uploaded】是檔案下載網址，可以將此連結告訴朋友下載檔案。

Step 4.當朋友開啟連結後，就可以看到檔案的名稱與大小，接著只要按下【Download Now】，就可以開始下載檔案。

◎補充
YouSendIt網路服務的使用介面已全面更新，可參考之前文章，瞭解新舊介面的差別！

利用免費空間，分享大型檔案
http://blog.yam.com/digipim/archives/829449.html

圖文：楊偉龍 Waylon Yang