民生報:善用數位工具,坐擁人脈金庫

Written by waylon on 八月 4, 2006

隨著數位科技的進步,早年收到名片放進名片簿或是抄寫到電話簿裡早已落伍,取而代之的從電腦裡微軟Outlook、手機通訊錄、PDA、名片掃描器,到最新產品PDA手機拍照辨識名片功能,在在顯示運用數位人脈管理時代已經來臨。

基本上,目前最常使用的人脈管理工具不論是即時通訊軟體、名片掃描器、手機紀錄連絡人,都是以微軟的Outlook為架構,使用者只要透過智慧型手機、PDA、筆記型電腦、桌上型電腦進入Outlook就能快速找到連絡人,並且還能相互備分避免遺失。

以一位作外務工作10年的業務員,進入職場10年至少能累績5000張名片,這5000個連絡人,有些只是點頭之交、有些是真的「貴人」,使用 Outlook雖對感性人脈不一定有效,但善加利用Outlook分類、關鍵字、行事曆功能,至少能讓「貴人」感覺到隨時的關懷和重視。

Outlook最簡單的功能是建立人才資料庫,無論是名片掃描的檔案、PDA接收的、MSN內的連絡人,統統集中在Outlook 檔案下,而且所有連絡人都給予分類,並記註人、事、時、地、物、特徵等資訊。

寰宇科技總監蔡宏興表示,建構連絡人一定要依屬性分類,而且各種檔案匯來的連絡人都必須符合標準、單一、整合為原則,無論是利用關鍵字、生日、紀念日,或是特徵,就能快速找到連絡人。

Outlook的優勢是節省時間、快速管理,例如利用時間來分段,Outlook內有以月、周、日為計畫的行事曆,其中將有可能成為「貴人」的連絡人的生日、紀念日自動加註在行事曆內,只要這位「貴人」過生日,或是重要紀念日子,Outlook都會發出訊息提醒使用者。

與友人的約會,或是正在執行的工作,都可利用Outlook的行事曆「提醒」的功能,同時結合email的功能,隨時利用電子郵件、簡訊傳遞對「貴人」的關切,或是報告工作進度。

蔡宏興強調,利用數位產品管理人脈,Outlook就像是一座銀行般,收納的連絡人是「黃金」還是「石頭」,還是要靠使用者如何經營,善加利用人脈資產勢必會增值,當然若是當作是石頭使用,也有可能變為人脈負債者,不僅不得人緣,更別指望有「貴人」出現。

【2006/07/26 民生報】
http://pro.udnjob.com/mag2/it/storypage.jsp?f_ART_ID=25772


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