設定Outlook自動回覆信件

Written by waylon on 六月 6, 2006

雖然Yahoo、Gmail郵件系統都提供自動回覆信件的功能,但如果要使用Outlook執行自動回覆,該如何設定呢?對於有架設Microsoft Exchange Server的人來說,只要設定「郵件答錄機助理員」,就可以執行自動回覆。如果沒有,有沒關係!只需先在Outlook建立自動回覆範本,接著在【規格與通知】功能中定義郵件規則就可以了。相關設定步驟如下:

Step 1.開啟一個純文字格式郵件,輸入自動回覆範本郵件內容,完成後,執行【檔案】→【另存新檔】,輸入【檔案名稱】,並選擇【存檔類型】為【Outlook 範本】。

Step 2.執行【工具】→【規格與通知】,接著在對話方塊,按一下【新增規則】。

Step 3.在【規格精靈】對話方塊,點選【從空白規格開始(L)】,接著點選【當郵件送達時進行檢查】,完成後按一下【下一步】。

Step 4.在【您要檢查的條件是?】底下勾選【僅傳送給我】核取方塊(或任何需要的準則),完成後按一下【下一步】。

Step 5.在【您處理郵件的方式是?】底下勾選【使用特定的範本回覆】核取方塊,接著在【編輯規則描述】底下按一下加有底線的句子【特定的範本】。

Step 6.在【選取回覆範本】對話方塊,點選【查詢(L)】中的【檔案系統中的使用者範本】,接著選取Step 1所儲存的【Outlook 範本】,再按一下 [開啟]。

Step 7.完成「規則精靈」的設定,按一下 [完成] 再按 [確定]。

Step 8.最後設定Outllok自動收信功能,執行【工具】→【選項】→【郵件設定】→【傳送/接收(S)】,勾選【排定自動傳送/接收每隔(V)】並設定自動接收時間。

特別注意,您必須將電腦維持在開機狀態,才能執行自動回信功能!

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圖文:楊偉龍 Waylon Yang 數位品牌 時間管理 人脈達人
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4 Comments to “設定Outlook自動回覆信件”

  1. 阮冠洲 Says:

    偉龍 你好:
    請問,我照著以上"設定Outook自動回覆信件",Step 1.卻無法找到將【存檔類型】為【Outlook 範本】,OFT檔,怎麼會這樣ㄋ

  2. mark Says:

    應該先到工具->選項->郵件格式 那一頁.將預設WORD 來編輯郵件的勾勾取消.即可存成OFT.

  3. david Says:

    我在點選的時候出現
    「指令不可使用。護參閱程式文件來取得如何使用這個延伸模組的資訊。」
    請問要如何解決?

  4. 瑪姬 Says:

    你好, 我想問點樣才可以令點自動回覆的主旨不用以下這個名字呀?
    "郵件答錄機自動回覆: "

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