使用電子郵件的藝術

Written by waylon on 三月 30, 2006

電子郵件是目前與人溝通的一個重要媒介,透過有效的運用,讓它成為與人互動的一種利器。下面將分享一些技巧,藉以有效提高電子郵件使用效率。
 

1.妥善運用主旨與寄件者名稱
因為垃圾郵件充斥,大部分的人都會先瀏覽郵件主旨與寄件者,才決定是否要打開此封信件,否則就直接丟到垃圾桶。
 
如果可以,盡量在主旨欄中,就能清楚說明來信目的,增加郵件被開啟的機率。例如「邀請您參加研討會」、「12/10會議紀錄補充」和「很高興於研討會與您認識」等。
 
有時因為信件編碼問題,可能導致寄件者名稱亂碼,故建議寄件者名稱使用中英名稱,避免此情況,順序可以是英文在前,中文在後。

2.簡短扼要
根據調查,理想電子郵件的內文長度是少於五個句子。過多的文字說明,有時會衍生多餘的揣測與假設,適得其反。
 
很多人撰寫信件時,為了呈現信件風格,都會過度美化,加了非常多HTML語法在信件中;但要知道,不是每個人都能順利看到精心設計的信件內容,有時可能導致內容混亂!盡量還是使用純文字撰寫,避免此狀況,而且在現今充斥華麗信件的時代裡,純文字反而能塑造另一種簡約特色與風格。
 
3.適當的引用原文內容
回答我同意、沒問題、OK等是夠簡潔有力!但有時對方並不清楚您指的是那件事情,故在回應電子郵件時,適時將信件中的問題或討論加以拷貝,並在回信中引用,清楚告知,將更有助瞭解。例如:
 
>>是否參加這星期聚會?
沒問題
 
>>對於合約內容是否有意見?
已修改,請直接參考附件
 
4.盡快回信
雖然常希望能記得,但卻往往忘記了(可能是慢慢變老中),或是故意忘記!其實回覆信件的時間長短,也將對應您對此信內容的重要程度,與往後對方於您互動的回應。盡可能設定於24小時內回信,如果還是怕忘記,可善用一些小技巧。
 
可以使用暫存資料夾,把需要回覆的信件,都先丟到此資料夾,在一定時間點,按照重要性依序回信;如果無法立即回信(出差、外出),可以設定郵件軟體自動回覆,告知對方收到了,但可能要晚回信!

5.使用個人化信件
一般來說,收件或副本欄位的人數越多,收件者回信的機率越低。當大量寄信時,可以善用「個人化」的技巧,在信件內容呈現對方暱稱、電子郵件等個人欄位,讓收件者感受到「尊重」的感覺與您的用心。
 
6.正確使用副本功能
副本的功能,主要是用來知會相關人等,藉此同步溝通、掌握進度,並保留副本作依據;相對收到副本信件的對象,可能會假設已有人在處理,或並未清楚指派對象,較容易忽略信件內容。除此之外,副本還有可能被誤用於替人掩飾(我有寄副本給你)或是逃避責任(相關負責的人我都用副本寄出了),造成接收者不良印象,請特別注意副本真正功能與使用方式,以達到副本真正的使用目的。
 
7.信末附上合適的簽名檔
電子郵件的最後面,可以附上個人簡短介紹,加深對方對您印象,內容可包括中英文姓名、公司名稱、地址、連絡方式等個人資料。目前網路服務盛行,也可以適時加上具有個人特色的簽名檔,例如即時訊息帳號(MSN、Yahoo!Messager、ICQ)、個人Blog網址、社交網站連結等。除了可以再加深對方的印象外,也方便對方紀錄於行事曆或連絡人資料庫中。
 
如果擔心個人資訊提供,日後會產生一些困擾,可以根據人脈關係的重要等級,分別建立不一樣層級的簽名檔資訊。

8.當面溝通還是最好的方式
電子郵件提供一個非常方便快速的溝通管道,但要瞭解,見面三分情;如果遇到較敏感問題,盡量還是以當面溝通(打電話、見面)為主,畢竟電子郵件還是不適合傳達情緒與語調。

圖文:楊偉龍


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