文章轉載:有效提昇工作效率!新「咖啡工作學」來了

Written by waylon on 八月 31, 2008

幾個關鍵改變,幫助你跳脫工作效率不佳、時間不夠用、常常加班、睡眠不足的惡性循環。你是否常覺得,在工作上投入大量時間的心力,卻達不到預期中的成效?明明已經盡心盡力了,卻還是被上司釘得滿頭包,每天都覺得精疲力盡,工作缺乏幹勁。

會造成這樣的結果,原因並不是不夠努力,而是所投注的努力被「稀釋」了。把工作成效稀釋的元兇,包括方法不對、溝通不良、時間運用效率不佳等,這些都可能導致投入的努力達不到預期成效。對於這樣的問題,可以從如何增加工作效率的「密度」與「濃度」來思考,猶如把工作從清淡的美式咖啡濃縮為一杯馥郁香醇的Espresso。日本管理雜誌《The 21》集結黛安芬、吉野家、樂天證券等知名企業領導人的看法,精煉為一套「Espresso工作學」。

要增加工作效率的密度與濃度,必須從職場上的三個面向來進行,也就是從上司、同事與自己的關係來思考。

關鍵一:讓上司放心,他就不來煩你

獲得上司的信賴,他就不會因為不放心而來煩你,以免降低你的工作效率。

例如,上司交辦的工作,不要等到全部完成才交,要做到「中途回報」。這麼做,以讓上司知道你的進度,讓他安心,並且早期發現問題與錯誤,及時改正,而不必等全部做完之後發現不對而整個重來一次。

能夠幫上司解決他工作上的問題,就是給你自己方便。

關鍵二:同事是最好的「職場鬧鐘」

早上怕睡過頭,所以會設鬧鐘。同理,工作上擔心有疏漏或效率不彰,身邊的同事正是最好的「職場鬧鐘」。

例如,不要自己悶著頭做事,可以適度地把工作目標周知身邊的同事,這樣做的好處是,給自己製造一點壓力以增進效率,並獲得善意的提醒和必要的支援。

同事是非常好用的職場資源。注意一下身邊那些做事效率佳、總是能夠準時下班的工作達人,跟他們結為好友,向他們學習做事方法。

此外,在團隊合作的工作中,一定要做好事先溝通,可以省下執行時許多力氣與時間。

關鍵三:列出自己當天的工作預定表

工作如果沒有規劃,手上有什麼待辦事項就做什麼,會顯得雜亂無章。試試看,把工作的重要性、急迫性與優先順序考慮清楚,自己列一張當天工作的時間分配預定表。

執行過程中遇到臨時交辦的工作,如果是當下可以馬上解決的事,就不要拖;若是必須花比較多的時間處理,則依急迫性排入工作預定表的時程。

另外,若有其他同事要求幫忙,要衡量自己的狀況,在可負荷的範圍內提供適當的協助,這是應該的。原則是,在當「好人」之前,先把自己份內的工作做好。

關鍵四:拿一成薪水做「腦內投資」

值得加班的事只有兩件——「讀書進修」與「拓展人脈」。前者尤其重要。除了做好份內的工作之外,也要拓展更多的能力,讓自己成為未來所需要的人才。

上班族的薪水該如何分配?除了生活開銷、投資理財之外,有一件事一定要做到——撥出至少一成的薪水來學習,做為「腦內投資」。而且,愈早開始投資在學習上,日後的效果愈強。

該學些什麼?有三個方向:

一、參加課程,充實自己希望增加的能力。

二、買書、買雜誌,培養思考能力並開創知識的視野。

三、參加不同領域的人所組成的讀書會,可以拓展人脈,並磨練不同的思考方式。

一般人在工作與生活上的「惡性循環」,往往是:因缺乏效率而常加班→沒時間充實自己→太晚睡、睡眠品質差→睡眠不足,帶著熊貓眼去上班。

若能掌握前面所提到的「Espresso工作學」四個關鍵,就能慢慢導向「良性循環」:
準時下班→進修→充分休息→精神十足地去上班。

天下雜誌402期:採訪╱張漢宜


[相關文章]


[隨機文章]


Subscribe to my RSS feed

留下評論