【佳音雜誌專欄】做時間的主人

Written by waylon on 六月 17, 2007

忙、茫、盲!事情永遠也作不完……?如果你也有這種感覺,小心成了時間的奴隸而不自知!如何善用僅有的24小時,讓工作與生活更有效率?

「糟了!跟客戶約好了要簽約卻還在會議中走不開!」好不容易結束了會議、簽完了約,回到辦公室,桌上待回電話堆了滿桌!剛坐下要處理下班前要交的專案報告,偏偏同事老王又十萬火急的請求支援……「天啊!為什麼時間永遠不夠用!」如果以上情況也是你的寫照,小心已成了時間的奴隸而不自知!

上帝最公平的地方,就是讓每人擁有相同的每天24小時,如何有效率的運用時間,便成了個人競爭力勝出的重要關鍵因素。我,擔任講師、顧問、廣播人與作家多重身分,做好時間管理對我來說格外重要,在此列舉一些個人的時間管理技巧,與大家分享。


分析工作,找出輕重緩急

面對繁多的工作,第一步就是先分析工作,找出輕重緩急。可依「重要性」和「緊急度」兩個指標將工作分為四類:一、重要且緊急;二、重要但不緊急;三、不重要但緊急;四、不重要也不緊急。找出工作屬性後就可輕易判斷處理程序。另外,根據80/20法則,80%的績效來自20%的工作項目,我通常會把「完成後能產生重大績效」的工作歸類於重要屬性的類別,也就是優先處理最有價值的工作。

串聯工作,找出最佳流程
做完工作分析之後,觀察看看其中有沒有性質類似、可以串聯的工作:例如當完成某篇專欄文章時,同時可運用於電子報或部落格,或當作書籍或課程講義內容參考,就是「完成一份工作等於完成三份工作」,那我就會將撰寫專欄文章的工作項目擺在工作流程較前面的部分。又例如:發現要拜訪的客戶中有兩位剛好在同一區,那就可以安排在前後時段,「一趟路可以完成兩件事情」。或將待回電話安排在同一時段處理等等。找出工作的串聯性,安排出最佳流程,效率立現。

善用數位科技,找出管理捷徑
安排完工作流程之後,再來就要有效率的處理工作。上過我課的學生都知道,善用數位科技可以大大提升工作效率。例如可利用手機或PDA來做行程提醒,將行事曆輸入其中並設定鬧鈴,時間到了便會自動提醒,記性不好也不會漏掉行程;或是利用Outlook軟體來作人脈管理,將人脈資料依循分類建立通訊錄,並記錄互動情形,日後利用搜尋即可掌握人際關係,輕鬆經營出黃金人脈存摺;拜訪客戶時剛好遇到午餐時間,可事先查詢美食網站,找到附近口碑不錯的餐廳,並依照網頁中刊登的餐聽電話訂位,再配合電子地圖網站,計算抵達時間,安排好餐廳又準時,當然就會讓客戶留下了不錯的印象!其實這都是善用數位科技帶來的好處。

預先檢視,找出處理重點
事先的檢視可以讓自己在開始安排工作前,把處理重點先找出來。我的小習慣包括:睡前整理明天的工作清單,看看明天有哪些工作要預先安排;收完電子郵件後,先將重要的電子郵件挑出放到「待處理資料夾」,再依序回信;或是將待回電話中較重要的挑出,在安排的時段可以迅速回覆處理。舉手之勞可以讓工作進行的更有效率。

為夢想填入日期,尋求方法努力實現
成功的人跟不成功的人的時間都是一樣的。但是為什麼成功的人可以完成偉大的成就呢?關鍵就在他們選擇當時間的主人。這裡提供和民集團社長,渡邊美樹(和民集團與和民居食屋的創始人)運用時間完成夢想的故事跟大家分享

◎ 網站轉載照片

渡邊美樹以工作、家庭、興趣、財務、健康、進修為六個面向做為夢想的主軸,並為這六個面向填入夢想與日期,日後將完成的事情一一用紅筆劃掉,只要看到沒有被劃掉的項目,表示有事情還沒有做完。他小時候立下當老闆的志願,將夢想列出並填入日期後,便開始尋求方法努力彌補自己的不足之處,例如:成立跨校的老人服務社團以求得組織運作經驗、環繞北半球27個國家以立定創業方向、特地進入會計事務所學習資金流運作與讀懂報表、在佐川急便(Sagawa Express)一天工作20個小時等…。在他24歲時,便成功以300萬日圓的資金實現當老闆的夢想;40歲完成企業上櫃的目標。現在,他的夢想是2008年達到全世界展店1000家呢!

管理時間要先從了解自己的時間分配做起,現在就起身思考一下自己的目標與時間運用模式,看看有沒有需要調整的地方,建立一個專注、有效、不過勞的夢想時間表,可以像渡邊美樹一樣為自己的夢想填上時間,持之以恆的努力,並做好管理,完成自己的理想,幫助自己改變命運,你可以是自己也是時間的主人。

圖文:楊偉龍 Waylon Yang 數位品牌 人脈達人
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